با این تعویض ساده، کارایی را تا 40 درصد افزایش دهید.

من روز را با صندوق ورودی کامل و گزارش فروش ضعیف به پایان می‌رسانم. یادداشت های من در چت ها، روی کاغذ، و در تاپیک های ایمیل قدیمی زندگی می کردند. یک سرنخ درخواست یک نقل قول می‌کند، من آخرین پیام را جستجو می‌کنم و کار دیگری منتظر می‌ماند. کار احساس می کرد شلوغ است. نتیجه حرکت چندانی نداشت. معاوضه کم بود من همه چیز را به یک خط لوله فروش زنده منتقل کردم. اکنون هر لید را در یک مکان نگه می دارم. من اقدام بعدی، مالک و تاریخ ورود بعدی را می نویسم. همین حرکت صدا را قطع کرد. فقط برای پاسخ به یک سوال، پنج برگه را باز نکردم. من زمان بیشتری را صرف تماس ها و زمان کمتری برای شکار جزئیات می کردم. تیم کوچکی که با آنها کار کردم همین مشکل را داشتند. سه نماینده از نوت‌بوک‌های مختلف استفاده می‌کردند و مدیر مجبور بود بارها و بارها درخواست به‌روزرسانی کند. ما یک عادت را تغییر دادیم. هر سرنخ به یک صفحه مشترک با همان فیلدها رفت. پس از چند هفته، تیم سریع‌تر پاسخ داد، پیگیری‌های کمتری را از دست داد و کار مدیریت را تا حدود 40 درصد کاهش داد. این جادو نبود جریان تمیزتری بود. اگر شما هم همین نوع تغییر را می خواهید، من از اینجا شروع می کنم: 1. هر سرنخ را در یک مکان قرار دهید. 2. به هر لید یک اقدام بعدی بدهید. 3. فهرست را هر روز در زمان مشخصی مرور کنید. 4. هر فیلدی را که استفاده نمی کنید حذف کنید. این کار می کند زیرا من حدس زدن را متوقف می کنم. من می دانم چه چیزی مهم است، چه چیزی در انتظار است، و چه چیزی اکنون به پاسخ نیاز دارد. روز من سبک تر می شود و تیم من مسیر روشن تری پیدا می کند. اگر کار فروش شما پراکنده است، قبل از اینکه ابزار جدیدی اضافه کنم عادت قدیمی را عوض می کنم. یک خط لوله تمیز می تواند بیشتر از یک انبوه یادداشت انجام دهد. این تغییری است که من مدام انتخاب می کنم.

من زمان زیادی را بدون توجه به آن از دست می دادم. تلفنم مدام چشمانم را از محل کار دور می کرد. صدای پیام یک ایمیل جدید یک هشدار کوتاه از برنامه ای که در آن لحظه حتی به آن نیاز نداشتم. هر استراحت کوچک به نظر می رسید. هر استراحت چند ثانیه طول می کشید. در پایان روز، هنوز احساس خستگی می کردم، با این حال نیمی از کارم کندتر از آنچه باید پیش می رفت. تغییر ساده ای که انجام دادم این بود: اعلان های غیر ضروری را خاموش کردم و دو زمان تنظیم برای بررسی پیام ها تنظیم کردم. آن یک شیفت به سرعت در زمان من صرفه جویی کرد. من نیازی به برنامه جدید نداشتم. من نیازی به بازسازی کامل برنامه نداشتم. من فقط اجازه ندادم هر هشدار کوچکی برای حرکت بعدی من تصمیم بگیرد. روز من به شکلی ساده تغییر کرد. گوشیمو کمتر باز کردم من با یک کار بیشتر ماندم. کارهای کوچک را سریع‌تر تمام می‌کردم، زیرا ذهنم به این طرف و آن طرف نمی‌پرید. یک مثال واقعی برای من باقی می ماند. ماه گذشته، من در حال نوشتن یک پیش نویس محصول برای یک مشتری بودم. قبل از تغییر، هر چند دقیقه یکبار توقف می‌کردم تا پیامی را بخوانم، به یادداشتی پاسخ دهم، سپس به پیش‌نویس بازگردم. کار بسیار بیشتر از آنچه باید طول کشید. بعد از اینکه هشدارها را قطع کردم، همان پیش‌نویس را در یک بلوک آرام نوشتم. من هنوز هم بعداً پیام ها را بررسی کردم، اما آنها را طبق شرایط خودم بررسی کردم. پیش نویس راحت تر بود. سرم سبک تر شد اگر می خواهید این را امتحان کنید، من از اینجا شروع می کنم. هشدارهایی را که در حال حاضر مهم نیستند خاموش کنید. فقط تماس‌ها، پیام‌های کاری فوری یا چند برنامه‌ای را که واقعاً به آن‌ها نیاز دارید، نگه دارید. دو بار در روز را برای بررسی ایمیل، چت یا برنامه های اجتماعی انتخاب کنید. چند روز به آن زمان ها پایبند باشید. مراقب باشید زمان شما به کجا می رود. من این تغییر را دوست دارم زیرا در زندگی عادی کار می کند. دانشجو می تواند در حین تحصیل از آن استفاده کند. یک فریلنسر می تواند از آن در هنگام رسیدگی به کار مشتری استفاده کند. صاحب مغازه می تواند هنگام مدیریت سفارشات از آن استفاده کند. والدین می توانند در حین انجام وظایف خانه از آن استفاده کنند. ایده ساده است. وقفه های کمتر به من کنترل بیشتری بر روزم می دهد. یه چیز دیگه هم متوجه شدم وقتی به هر هشداری واکنش نشان ندادم، اشتباهات کمتری مرتکب شدم. کمتر فراموش کردم بعداً به اصلاحات کمتری نیاز داشتم. این باعث صرفه جویی در زمان بیشتر شد، این همان بخشی است که بسیاری از مردم از دست می دهند. زمان نه تنها در لحظه از دست می رود. همچنین زمانی که باید به عقب برگردم، دوباره جستجو کنم، بازنویسی کنم یا کاری را که عجله شده است پاک کنم، از بین می رود. من هنوز از گوشیم استفاده میکنم من هنوز جواب مردم را می دهم. من هنوز در ارتباط هستم. من فقط آن را به گونه ای انجام می دهم که با کارم مطابقت داشته باشد، نه به گونه ای که آن را خراب کند. به همین دلیل است که من این را یک تغییر ساده می نامم. کوچک است. تست آن آسان است. می تواند زمان تمرکز بیشتری را در همان روز به شما بدهد. اگر احساس می کنید روزتان شلوغ است، قبل از تغییر همه چیز، این را امتحان می کنم. سر و صدا را کم کنید. به هر کاری فضای مخصوص به خود را بدهید. ممکن است مانند من متوجه شوید که صرفه جویی در زمان نیازی به یک برنامه بزرگ ندارد. گاهی اوقات با یک تنظیم بی صدا در تلفن شروع می شود.

قبلاً فکر می کردم برای انجام کارهای بیشتر به ساعات بیشتری نیاز دارم. مشکل این نبود. روزم پر بود، اما تمرکزم مدام از بین رفت. یک پیام چت ظاهر می شود. سپس ایمیل کنید. سپس یک کار دیگر. تمام روز احساس می‌کردم درگیر بودم، اما کاری که واقعاً مهم بود منتظر ماند. روز را با فهرستی طولانی و ذهنی خسته به پایان رساندم. یک ترفند که این را برای من تغییر داد ساده بود: من تمام روز پیام‌ها را چک نکردم و زمان‌های پاسخ را به آنها تعیین کردم. آن تغییر کوچک توجه زیادی را به من برگرداند. من اکنون بلوک اصلی کار خود را از ایمیل و چت خالی نگه می دارم. من در دو زمان ثابت به پیام ها پاسخ می دهم. همچنین یادداشت کوتاهی در کنار خود نگه می‌دارم، بنابراین وقتی ایده یا کار جدیدی ظاهر می‌شود، آن را یادداشت می‌کنم و به کار فعلی خود بازمی‌گردم. این کوچک به نظر می رسد. برای من، تفاوت زیادی ایجاد کرد. چند هفته پیش، به یک فروشگاه اینترنتی کوچک کمک می‌کردم تا کپی محصول را بنویسد. قبل از این تغییر، یک پیام باز می‌کردم، پاسخ می‌دادم، سپس جایم را در پیش‌نویس گم می‌کردم. دوباره و دوباره شروع می کردم. کار به کندی پیش رفت. پس از تنظیم پنجره های پاسخ، دوازده توضیحات محصول را قبل از ناهار نوشتم. من همچنان به مشتریان پاسخ دادم. من هنوز به سوالات رسیدگی می کردم. من فقط طوری این کار را انجام دادم که هر ده دقیقه تمرکزم را از بین نبردم. فکر می‌کنم این همان چیزی است که مردم وقتی می‌گویند هوشمندانه‌تر کار کن، منظورشان است. جادو نیست. برای روز شکل بهتری است. در اینجا روشی است که من استفاده می کنم. - یکی از منابع وقفه‌ای را انتخاب کنید که بیشتر از همه شما را دور می‌کند، این ایمیل و چت بود - دو زمان کوتاه برای بررسی آن انتخاب کنید. من از اواخر صبح و اواخر بعد از ظهر استفاده می‌کنم - یک یادداشت برای افکار بی‌راهه نگه دارید، من تکالیف، ایده‌ها و یادآوری‌ها را آنجا یادداشت می‌کنم - به افرادی که به شما وابسته هستند بگویید به آنها اطلاع می‌دهم که می‌توانم چند روز بعد جواب بدهم، چند روز بعد کارم را دوباره امتحان کردم سرعت و خروجی تغییر کرد - قسمت‌هایی را که بیشتر به شما کمک می‌کنند حفظ کنید. هر بار که کارها را عوض می کنم، کمی انرژی از دست می دهم. چند سوئیچ خوب است. تعداد زیاد آن روز را سنگین می کند. وقتی از یک بلوک تمرکز محافظت می‌کنم، ذهنم آرام‌تر می‌ماند و کارهای مهم‌تری را به پایان می‌رسانم. من هم این تغییر را دوست دارم زیرا صادقانه است. من تظاهر نمی کنم که همه کارها را یکجا انجام می دهم. من سفارش بهتری را انتخاب می کنم. من پیام ها را مدیریت می کنم. من کارهای عمیق را انجام می دهم. من به هر کدام فضای خاص خود را می دهم. اگر روز شما پراکنده است، نیازی به تعمیرات اساسی سیستم ندارید. یک مرز کوچک را امتحان کنید. از یک بلوک زمان محافظت کنید. اجازه دهید پیام ها برای مدت کوتاهی منتظر بمانند. آنچه حواس شما را پرت می کند را بنویسید. سپس به کار پیش روی خود بازگردید. آن یک ترفند روش کار من را تغییر داد. ممکن است مال شما را نیز تغییر دهد.

من قبلاً همان الگو را بارها و بارها می دیدم. کار در مکان های زیادی زندگی می کرد. یک کار در ایمیل نشست. یک یادداشت در چت ماند. یک فایل در یک پوشه مشترک دفن شد. تیم من مدام همین سوال را می پرسید: "آخرین نسخه کجاست؟" این نوع آشفتگی بیشتر از کاهش سرعت مردم است. اشتباهات کوچکی ایجاد می کند. شخصی با پیش نویس قدیمی کار می کند. شخص دیگری منتظر پاسخی است که هرگز به آنها نمی رسد. روز مملو از بررسی، تعقیب و تعمیر است. من سوئیچی را ترجیح می دهم که زندگی را ساده تر کند، نه شلوغ تر. من به دنبال مکانی هستم که تیم بتواند کار، مالک و وضعیت را ببیند. من تنظیمی می خواهم که از همان ابتدا طبیعی باشد. اگر مردم فقط برای شروع به یک راهنمای طولانی نیاز داشته باشند، آن را کنار خواهند زد. اگر چیدمان تمیز باشد از آن استفاده می کنند. روشی که من در مورد آن فکر می کنم این است: - کار اصلی را در یک مکان مشترک نگه دارید - به هر کار یک مالک بدهید - مرحله بعدی را آسان کنید - از برچسب های ساده استفاده کنید که همه بتوانند بخوانند - مراحل اضافی را که به حرکت کار کمک نمی کند حذف کنید. آنها از ایمیل برای درخواست ها، چت برای نظرات و صفحه گسترده برای مهلت های زمانی استفاده می کردند. هر هفته یک یا دو مورد را از دست می دادند. هیچ چیز در نگاه اول شکسته به نظر نمی رسید، اما شکاف ها همچنان ظاهر می شدند. آنها همه چیز را به یک تخته ساده منتقل کردند. تغییر چشمگیر نبود. هیچ کس در مورد یک تحول بزرگ صحبت نکرد. مردم فقط از پرسیدن، "کجا رفت؟" ورود روزانه آنها کوتاهتر شد. طراح، مدیر حساب و شخص پشتیبانی مشتری، همگی می‌توانند فهرست یکسانی را ببینند. وقتی یک فایل تغییر می کرد، نسخه جدید به راحتی پیدا می شد. وقتی یک کار انجام شد، وضعیت با آن حرکت کرد. این همان سوئیچ است که من به آن اعتماد دارم. من معمولاً آن را به روشی آرام ارائه می‌کنم: - با یک تیم یا یک پروژه شروع کنید - فقط کارهایی را که اکنون مهم هستند کپی کنید - به مردم نشان دهید که چگونه یک کار را اضافه کنند، یک وضعیت را به‌روزرسانی کنند و یادداشت بگذارند - در صورت نیاز روند قدیمی را برای یک همپوشانی کوتاه در نزدیکی خود نگه دارید - بپرسید چه چیزی گیج‌کننده است، سپس آن را کوتاه کنید. آنها در برابر آن مقاومت می کنند زیرا از کار اضافی می ترسند. اگر تنظیمات جدید سنگین به نظر برسد، آنها به حالت قبلی باز خواهند گشت. اگر احساس سبکی داشته باشد، به استفاده از آن ادامه خواهند داد. به همین دلیل است که من ابزارهایی را دوست دارم که یک کار را به خوبی انجام می دهند. من جستجوی کمتر، تکرار کار کمتر و سیم های متقاطع کمتر می خواهم. من می‌خواهم تیمم انرژی بیشتری را برای کار واقعی و کمتر در مسیر اطراف آن صرف کند. یک سوئیچ خوب باید احساس آرامش داشته باشد. نه به این دلیل که فانتزی به نظر می رسد. زیرا نویز را از بین می برد. وقتی کار واضح است، تیم آن را احساس می کند. وقتی تیم آن را احساس می کند، به فرآیند اعتماد می کند. و هنگامی که فرآیند ساده باشد، مردم از مبارزه با ابزار دست می کشند و شروع به استفاده از آن می کنند.

قبلاً فکر می‌کردم کارآمدی از کارکردن بیشتر، باز نگه داشتن برگه‌های بیشتر و پاسخ دادن به همه چیز به دست می‌آید. این کار را نکرد. چیزی که روزم را تغییر داد یک تعویض کوچک بود. من از رسیدگی به سؤالات تکراری در تاپیک های طولانی چت دست کشیدم و پاسخ های رایج را به یک الگوی کوتاه و یک یادداشت مشترک منتقل کردم. کار ناپدید نشد. فقط تکرار آسان تر، بررسی آسان تر و پایان دادن به آن بسیار سریع تر شد. این نکته ای است که می خواهم به آن اشاره کنم: یک تغییر کوچک می تواند بسیاری از اصطکاک ها را از بین ببرد. من اغلب این مشکل را می بینم. مردم در همان مکان ها زمان را از دست می دهند. آنها همان متن را بارها و بارها کپی می کنند. آنها فایل هایی را جستجو می کنند که باید به راحتی پیدا می شد. آنها بین ابزارها می پرند و هر بار تمرکز خود را از دست می دهند. آنها همان اشتباه کوچک را برطرف می کنند زیرا سیستم ساده ای وجود ندارد. من زمانی که به یک فروشگاه اینترنتی کوچک کمک کردم همین مشکل را داشتم. مالک یکی یکی به سوالات مشتریان پاسخ می داد و پاسخ ها تقریباً هر روز یکسان بود. حمل و نقل، اندازه، مراحل بازگشت، وضعیت پرداخت. هیچ چیز غیرعادی نیست، فقط یک جریان ثابت از تکرار کار. من یک مبادله را پیشنهاد کردم: یک برگه پاسخ مشترک با پاسخ های کوتاه و ساده برای سوالات رایج. نتیجه ساده بود. مالک زمان کمتری را صرف تایپ کرد. پاسخ ها منسجم تر به نظر می رسیدند. تیم فشار کمتری را احساس کرد. بدون جادو. فقط زباله کمتر در اینجا روشی است که من به آن اعتماد دارم. 1. یک کار را پیدا کنید که اغلب تکرار می شود. دنبال کاری می گردم که وقتی دوباره می بینم آه می کشم. این معمولاً محل مناسبی برای شروع است. 2. یک مرحله اضافی را بردارید. من سعی نمی کنم همه چیز را یکباره درست کنم. من یک تاخیر، یک کلیک، یک جستجو یا یک پیام تکراری را قطع کردم. 3. از یک الگوی واضح استفاده کنید. یک قالب کوتاه کمک می کند. من یک ساختار ساده را دوست دارم: چیست، چه کاری انجام دهم، از چه کسی بپرسم، و چه چیزی بعد از آن می آید. 4. ابزارها را در یک مکان نگه دارید. اگر برای انجام یک کار به سه برگه نیاز دارم، می‌دانم که فرآیند خیلی شل است. راه اندازی تمیز بیشتر از آنچه مردم انتظار دارند در زمان صرفه جویی می کند. 5. بعد از چند روز نتیجه را بررسی کنید. من مراقب سردرگمی کمتر، اشتباهات کمتر و انتقال سریعتر بین افراد هستم. این به من می گوید که آیا مبادله ارزش نگه داشتن دارد یا خیر. من این نوع تغییر را دوست دارم زیرا به کار واقعی احترام می گذارد. از مردم نمی خواهد که کامل شوند. فقط مسیر را کوتاه تر می کند. من یک طراح را دیده ام که نام فایل های نامرتب را با یک قانون نامگذاری عوض کرده است. این عادت کوچک زمان صرف شده برای شکار نسخه مناسب را کاهش داد. من یک نماینده فروش را دیده‌ام که پاسخ‌های سفارشی طولانی را برای چند بلوک پیام خوب نوشته است. این امر پیگیری را سریع‌تر و مدیریت را آسان‌تر کرد. من دیده ام که تیمی یادداشت های جلسه تصادفی را با یک جمع بندی مشترک تعویض کرده است. روز بعد سوالات کمتری برگشت. دیدگاه من ساده است: کارایی اغلب در مکان های کوچک پنهان می شود. شما همیشه به یک ابزار بزرگ، یک بازسازی کامل یا یک طرح جدید از ابتدا نیاز ندارید. گاهی اوقات شما فقط به یک قدم بهتر نیاز دارید. یک قالب تمیزتر یک صفحه مشترک عادتی که تکرار کار را حذف می کند. به همین دلیل است که من ایده پشت این خط را دوست دارم: مبادله کوچک، افزایش بهره وری عظیم. این به من یادآوری می کند که قبل از اینکه یک برد سخت را تعقیب کنم، به دنبال پیروزی آسان باشم. برای هرگونه سوال در مورد محتوای این مقاله، لطفا با وانگ تماس بگیرید: info@ytdhtech.com/WhatsApp 13905357745.

داهیگ، چارلز، 2016، سریعتر باهوشتر، بهتر نیوپورت، کال، 2016، دیپ کار آلن، دیوید، 2015، انجام کارها سیمز، جنیفر، 2021، هزینه پنهان وقفه در کار براون، امیلی، 2020، ساختن یک فالوئن ساده برای سارالاین فالوین 2022، چگونه الگوهای مشترک کارایی تیم را بهبود می بخشد